Ein Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-System erfasst und strukturiert Transaktionsdaten, hilft bei der Koordination der Unternehmensressourcen und liefert Echtzeitinformationen über den operativen Betrieb. Es kann den Erfolg und das Wachstum Ihres Unternehmens fördern, indem es Prozesse rationalisiert und Daten aus verschiedenen Bereichen konsolidiert, um eine einheitliche, genaue Informationsgrundlage zu schaffen. Mit diesen Informationen kann die Führungsebene die Abläufe effektiver steuern und Entscheidungen optimieren.
“ERP-Systeme bieten strategische und messbare Vorteile“, sagt Justin May, Geschäftsführer von Truskey Consulting, das Organisationen dabei unterstützt, Technologie zu nutzen, um Effizienz zu maximieren, Kosten zu senken und neue Umsatzchancen zu schaffen. May sagt, dass ERP-Lösungen Unternehmen helfen können, erfolgreich in neue Märkte einzutreten und neue Produkte und Dienstleistungen effizienter einzuführen. “Das ERP-System sollte dazu beitragen, die Geschäftsstrategie zu unterstützen“, fügt er hinzu.
Gleichzeitig können nur wenige Organisationen in ein ERP-System investieren, ohne die Frage zu berücksichtigen: Was sollten wir als ERP-Preis erwarten? Sicherlich ist es schwierig, eine einzelne Zahl zu nennen, da mehrere Faktoren die mit der Implementierung und dem Betrieb einer ERP-Lösung verbundenen Kosten beeinflussen. Dazu gehören die Größe und Komplexität Ihrer Organisation sowie der Grad an Unterstützung und Anpassung (falls erforderlich).
Sobald Sie einen Überblick über die anfänglichen und laufenden Kosten haben, müssen Sie wahrscheinlich anderen Führungskräften in Ihrem Unternehmen zeigen, wie eine ERP-Lösung einen soliden finanziellen Ertrag erzielen kann und daher die erforderliche Investition rechtfertigt.
Faktoren, die die ERP-Kosten beeinflussen
Zu den Faktoren, die die endgültigen Kosten einer ERP-Implementierung beeinflussen, gehören diese, die am häufigsten und bedeutendsten sind:
Organisationsgröße
Einige ERP-Anbieter berechnen die Kosten basierend auf der Anzahl der Nutzer. Infolgedessen steigen Ihre Kosten in der Regel, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Organisatorische Komplexität
Wie bei der Größe führt auch eine größere Komplexität tendenziell zu höheren Kosten. Organisationen, die in mehreren Ländern tätig sind und in verschiedenen Währungen abrechnen, haben beispielsweise in der Regel höhere Kosten als solche, die nur national operieren. Einige ERP-Anbieter berechnen nach rechtlichen Einheiten, sagt May. „Für diejenigen ERP-Lösungen, die diesen Ansatz für Lizenzierung und Implementierung haben, gilt: Je mehr Einheiten die Lösung implementieren werden, desto höher sind die Kosten“, fügt er hinzu.
Anpassung erforderlich
Wie zu erwarten, treibt eine größere Anpassung oft den Preis einer ERP-Lösung in die Höhe, da sie in der Regel die für Entwicklung und Implementierung benötigte Zeit und Ressourcen erhöht. „Um einige Anpassungen abzuschließen, kann es erforderlich sein, dass der Implementierungspartner diese Anpassungen entwickelt oder externe Berater in Ihre Organisation einbringt, was zusätzliche Kosten verursacht“, sagt May. Idealerweise sollten Anpassungen minimal sein, sagt May. Anpassungen erhöhen nicht nur die Kosten, sondern können auch dazu führen, dass Systeme schwer zu aktualisieren sind.
„ERP-Systeme sind jetzt stärker auf Personalisierung als auf Anpassung ausgerichtet“, fügt May hinzu. „Dies hilft, die Komplexität zu verringern und die Implementierungszeit zu verkürzen.“
Installationsmethode
In den letzten sieben oder acht Jahren waren die meisten ERP-Implementierungen cloudbasiert oder Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen, sagt May. Der Wechsel von On-Premise-Lösungen, bei denen ein Unternehmen das System selbst hostet und verwaltet, wurde durch die größere Sicherheit und die niedrigeren anfänglichen Kosten vorangetrieben, die die meisten Cloud-Lösungen mit sich bringen. Zusätzlich können die meisten cloudbasierten oder SaaS-Lösungen als Betriebsausgaben verbucht werden, während Investitionen in On-Premise-Lösungen aktiviert werden. Der Einsatz einer On-Premise-ERP-Lösung ist in der Regel zunächst teurer als eine SaaS-Lösung. Dieser Kostenunterschied kann sich jedoch im Laufe der Zeit ändern, da Organisationen, die sich für cloudbasierte Implementierungen entscheiden, weiterhin Abonnementgebühren zahlen.
Ausbildung
Eine solide, gründliche Schulung aller Mitarbeiter, die mit der ERP-Lösung interagieren werden, ist entscheidend für ihren Erfolg. Viele Anbieter schließen eine gewisse Schulungsstufe in ihren Preisen ein, auch wenn dies möglicherweise auf Online-Tutorials und ähnliche Optionen beschränkt ist. Andere berechnen sie separat. Abhängig von der Tiefe der vom Anbieter angebotenen Schulung sollten Sie überlegen, ein Beratungsteam hinzuzuziehen, das Vor-Ort- und persönliche Schulungen anbieten kann. May fügt hinzu, dass, wenn das Projekt aus der Perspektive des Change Managements im Unternehmen angegangen wird, dies „eine Bewertung der Schulungsbedarfe und der Schulungsstrategie für Ihre Organisation als Teil der ERP-Einführung“ einschließen würde.
Datenintegration und -konvertierung
Je größer und komplexer die erforderliche Datenintegration und -migration ist, desto teurer wird die ERP-Lösung in der Regel.
Wie hoch sind die Kosten für ein ERP-System?
Der ERP-Bericht 2022 von Software Path untersuchte über 1.300 aktive ERP-Software-Auswahlprojekte, vorwiegend in Nordamerika, aber auch in internationalen Märkten, einschließlich Großbritannien. Basierend auf dieser Stichprobe stellte der Bericht fest, dass die durchschnittlichen Kosten bei 9.000 USD (7.400 £) pro Anwender liegen. Kleinere Unternehmen gaben im Durchschnitt etwa 8.600 USD (7.100 £) pro Anwender aus, während größere Unternehmen rund 11.000 USD (9.100 £) pro Anwender ausgaben.
Nach May’s Erfahrung geben kleinere Unternehmen im Allgemeinen etwa 120.000 USD (99.000 £) für die Implementierung einer ERP-Lösung aus und dann zwischen 30.000 USD (25.000 £) und 40.000 USD (33.000 £) jährlich für laufende Wartungs- und Supportkosten. Für ein mittelgroßes Unternehmen belaufen sich die Implementierungskosten in der Regel auf rund 500.000 USD (410.000 £) und anschließend auf mehrere Hunderttausend Dollar jährliche Kosten. Viele größere Unternehmen müssen laut ihm mit Investitionen in Millionenhöhe für ihre ERP-Lösungen rechnen.
Die folgenden Schritte und Fragen können Ihnen helfen, den für die Implementierung einer ERP-Lösung erforderlichen Investitionsaufwand abzuschätzen:
ERP-Preismodelle verstehen
ERP-Preismodelle lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen. Bei cloudbasierten Lösungen müssen Sie in der Regel nicht in die physische IT-Infrastruktur investieren, die erforderlich ist, um das System zu hosten, aber Sie zahlen in der Regel laufende Abonnementgebühren. Eine On-Premise-Bereitstellung, bei der Ihr Unternehmen die Lösung auf seinen eigenen Computersystemen hostet, erfordert in der Regel eine höhere Anfangsinvestition als Cloud- oder SaaS-Lösungen, da die Infrastruktur vorhanden sein muss.
Wie hoch sind die Kosten für die ERP-Implementierung?
Um die mit der ERP-Implementierung verbundenen Kosten zu ermitteln und zusammenzufassen, sollten Sie darauf achten, nicht nur die sichtbarsten Kosten für Software und Hardware einzubeziehen, sondern auch die Ausgaben, die leicht übersehen werden können. Dazu gehören die Zeit, die das Management und die Mitarbeiter für die Implementierung und Schulung aufwenden. Außerdem ist es sinnvoll, einen leichten Rückgang der Produktivität einzuplanen, während die Mitarbeiter das neue System erlernen. Wenn interne Prozesse überarbeitet werden müssen, wirkt sich dies ebenfalls auf die Produktivität aus. Bei der Überprüfung der Preisangaben der Anbieter sollten Sie bestätigen, was die Beträge abdecken. Zum Beispiel, welche Support- und Schulungsstufen enthalten sind. Außerdem sollten alle Kosten für zusätzliche Lösungen, die zur Bewältigung bestimmter Anforderungen benötigt werden, wie Customer Relationship Management (CRM)-Systeme oder komplexe Fertigungsplanung, einbezogen werden, sagt May.
Welche laufenden Kosten hat ein ERP-System?
Um die laufenden Kosten Ihrer ERP-Lösung abzuschätzen, müssen Sie als Ausgangspunkt für die meisten SaaS-Lösungen die Anzahl und Arten der wahrscheinlich vorhandenen Benutzer in Ihrer Organisation prognostizieren. Dies liegt daran, dass die Gebühren für Reporting- und Genehmigungsbenutzer in der Regel geringer sind als für Power-User, die das System täglich nutzen. Je nach Vereinbarung mit Ihrem Anbieter müssen Sie möglicherweise Mittel für regelmäßige Software-Updates, Kundensupport und/oder Wartung einplanen. Außerdem kann es erforderlich sein, IT-Mitarbeiter für die Verwaltung der ERP-Lösung einzusetzen, insbesondere wenn Sie diese vor Ort hosten.
Wie hoch ist der Gesamtpreis für ERP?
Um den Gesamtpreis eines ERP-Systems herauszufinden, berechnen Sie die geschätzten Gesamtkosten der ERP-Implementierung und die laufenden Betriebskosten.
Wie man in 4 Schritten ein Budget für die Einführung von ERP erhält
Für viele Unternehmen erfordern ERP-Lösungen oft hohe und laufende Investitionen, sodass Anfragen zur Implementierung wahrscheinlich auf Fragen, Skepsis und Widerstand stoßen werden. Die folgenden Schritte können Ihnen helfen, Bedenken auszuräumen und Unterstützung sowie Ressourcen zu gewinnen.
Schritt 1 – Den Bedarf an einem ERP-System feststellen
Bevor Sie ERP-Lösungen bewerten, holen Sie sich Feedback aus allen Bereichen Ihres Unternehmens ein. Wo funktionieren die aktuellen Prozesse gut, und ebenso wichtig, wo sind sie umständlich, ineffizient und führen zu suboptimalen Entscheidungen? Welche Daten sind nicht leicht verfügbar? Mit diesem Feedback haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie ein ERP-System aktuelle Engpässe und Ineffizienzen beheben kann und welche Informationen Sie sich von ihm wünschen würden.
Schritt 2 – Mach den Cocktailparty-Test
Nachdem Sie die gesammelten Daten berücksichtigt haben, stellen Sie Ihre Idee zur Einführung einer ERP-Lösung informell vor. Dies wird in diesem Artikel der Harvard Business Review als “Cocktailparty-Test“ bezeichnet. Hören Sie erneut auf Feedback und Fragen, da dies Ihnen hilft, Schwachstellen in Ihrem Argument zu erkennen und zu beheben. Die Informationen werden Ihnen auch dabei helfen, die Anforderungen zu identifizieren, die Sie in der ERP-Lösung suchen, sowie die Vorteile, die das System Ihnen voraussichtlich bringen wird.
Schritt 3 – Verschiedene ERP-Systeme bewerten
Sammeln Sie Informationen von ERP-Anbietern und reduzieren Sie dann nach und nach die Liste der potenziellen Lösungen auf diejenigen, die Ihre zuvor definierten Kriterien am besten erfüllen und dem Unternehmen am effektivsten helfen können, seine Ziele zu erreichen. Es kann hilfreich sein, jede Lösung zu bewerten, basierend darauf, wie gut sie Ihre Anforderungen erfüllt.
Schritt 4 – Präsentieren Sie Ihre vorgeschlagene ERP-Lösung
Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Ergebnisse am besten Ihren Kollegen präsentieren. Für Führungskräfte bedeutet dies oft eine formelle Präsentation in einer Vorstandssitzung. Sie sollten sich nicht nur auf die Kosten konzentrieren, sondern auch auf die erwarteten Vorteile und die Kapitalrendite, sagt May. Häufig wechseln Unternehmen, die ERP-Lösungen einführen, von veralteten, selbst entwickelten Lösungen, die nicht nur ineffizient sind, sondern auch nicht die genauen und rechtzeitigen Informationen liefern, die das Management benötigt, um das Unternehmen voranzubringen. Jede Präsentation für ein neues ERP-System muss dessen Vorteile aufzeigen – wie die Optimierung von Transaktionen und die Verbesserung der Entscheidungsfindung – und zeigen, wie dies Organisationen ermöglichen kann, neue, lukrative Möglichkeiten zu identifizieren.
Für Mitarbeiter, deren Arbeitsplätze vom ERP betroffen sein werden, sollten Sie auch zeigen, wie die Lösung letztendlich ihre Aufgaben erleichtern wird, indem Engpässe und manuelle Prozesse reduziert werden. Gleichzeitig können Sie die Änderungen anerkennen, die erforderlich sein werden, um sich an das neue System anzupassen, und dann das Training hervorheben, das zur Unterstützung der Umstellung zur Verfügung stehen wird. Die Zustimmung in der gesamten Organisation zu gewinnen, wird entscheidend für den Erfolg der Einführung sein.
“ERP-Einführungen sind im Wesentlichen ein sehr bedeutendes Projekt im Bereich des Managements von organisatorischen Veränderungen, das die Verwaltung aller Stakeholder, Kommunikation, Übergangsmanagement von Arbeitsaufgaben, Sicherstellung der Wirksamkeit von Schulungen und die Realisierung quantifizierbarer Vorteile erfordert“, sagt May. „Sie sollten nicht als IT- oder Technologieprojekt betrachtet werden.“
Es sei hinzugefügt, dass sein bevorzugter Ansatz, um Budget- und Managementunterstützung für ein ERP-System zu sichern, ein “strukturiertes Auswahlprojekt“ wäre, bei dem Budgetdaten und Kosten von den Anbietern im Rahmen einer Anfrage zur Informationsbereitstellung bereitgestellt werden. Diese Daten werden dann weiter überprüft und aktualisiert, “wenn der Umfang später im Auswahlprozess festgelegt wird“, sagt er.
Die Auswahl und Implementierung einer ERP-Lösung ist ein bedeutendes Unterfangen. Gleichzeitig ist ERP-Technologie entscheidend, um Wachstum und Erfolg in vielen Unternehmen voranzutreiben. SystemsAccountants kann Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu überprüfen, die Funktionen zu identifizieren, die Sie von einer ERP-Lösung benötigen, und die Vorteile aufzuzeigen, die Sie erwarten können. Wir können Ihnen auch dabei helfen sicherzustellen, dass Sie die richtigen Personen an Bord haben, um eine erfolgreiche ERP-Implementierung umzusetzen.
