Ein ERP-System konsolidiert Daten aus den verschiedenen Funktionen und Abteilungen einer Organisation und verknüpft sie mit einer einzigen Datenquelle. Dies rationalisiert Prozesse und bietet dem Management einen genauen, zeitnahen und einheitlichen Bezugspunkt für die Wahrheit. Da ERP-Software jedoch so viele unterschiedliche Bereiche der Geschäftsabläufe berührt, stellt die Implementierung eines neuen Systems auch enorme Herausforderungen dar.
Risiken bei der Implementierung eines ERP-Systems
Es gibt acht Haupt Risiken, die mit der Implementierung eines ERP-Systems verbunden sind. Diese sind:
- Mangel an Managementunterstützung
- Unzureichendes Projektmanagement
- Übermäßig optimistische Zeitplanung
- Schwierigkeit bei der Suche nach erfahrenen ERP-Fachkräften
- Vernachlässigung der Vorbereitung und Schulung von Mitarbeitern
- Eine schlecht verwaltete Integration
- Schlechte Datenqualität
- Die Unfähigkeit, Prozesse neu zu gestalten
Indem diese häufigsten und wichtigsten Risiken identifiziert und vor Beginn der Implementierung angegangen werden, können Organisationen eine reibungslosere Integration sicherstellen und ein ERP-System einführen, das sein Versprechen von höherer Genauigkeit und Effizienz erfüllt.
Risiko Nr. 1 Mangel an Unterstützung durch das Management
Wenn das Management nicht voll und ganz an Bord ist, wird es schwierig sein, andere Mitarbeiter zu überzeugen. Einige Mitarbeiter könnten annehmen, dass, wenn das Management das Projekt nicht unterstützt, es für die Organisation oder ihre Karriere nicht wirklich wichtig ist. Sie sind eher geneigt, sich dagegen zu sträuben, die Zeit zu investieren, um das neue System zu lernen und sich daran anzupassen.
Unterstützung durch das Management ist ebenfalls entscheidend, um die Ressourcen zu erhalten, einschließlich Finanzierung und Arbeitszeit der Mitarbeiter, die für eine erfolgreiche ERP-Implementierung erforderlich sind. Ohne diese Ressourcen ist es wahrscheinlicher, dass das Projekt seinen Zeitplan oder sein Budget überschreitet oder die Ziele nicht erreicht.
Risiko #2: Unzureichendes Projektmanagement
ERP-Implementierungen betreffen viele (wenn nicht alle) Abteilungen in einer Organisation. Sie wirken sich auf zahlreiche Prozesse aus und erfordern oft mehrere System- und Datenintegrationen. Die Verwaltung eines Projekts in diesem Umfang erfordert engagierte, qualifizierte Ressourcen. Am Projektmanagement zu sparen oder die Initiative einfach den verfügbaren Mitarbeitern zuzuweisen, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt das Budget überschreitet oder hinter dem Zeitplan liegt. Noch wichtiger ist, dass es das Risiko erhöht, dass das ERP-System die Vorteile nicht liefert, die die Implementierung ursprünglich vorangetrieben haben.
Risiko Nr. 3: Zu optimistische Terminplanung
Während es entscheidend ist, mehrere Interessengruppen einzubeziehen, ist es ebenso wichtig anzuerkennen, dass das Geschäft wie gewohnt weiterlaufen muss, wobei alle Beteiligten ihre bestehenden Ziele erreichen. Der Zeitplan muss diese Realität widerspiegeln und die Stunden berücksichtigen, die jedes Teammitglied für das Projekt aufwenden kann.
Der Zeitplan sollte auch anerkennen, dass nur wenige Projekte dieser Größe und Komplexität völlig reibungslos verlaufen. Stattdessen stoßen die meisten auf mindestens einige Hindernisse, wie zum Beispiel Schwierigkeiten beim Zusammenstellen aller Informationen, die in das System integriert werden sollen. Anstatt davon auszugehen, dass alle Phasen der Implementierung ohne Hindernisse ablaufen, sollten Vorkehrungen für Eventualitäten getroffen werden.
Risiko Nr. 4: Schwierigkeit, erfahrene ERP-Fachkräfte zu finden
Erfahrene, sachkundige Experten für ERP-Implementierungen und -Betrieb sind sehr gefragt. Die Gewinnung und Bindung erfahrener ERP-Fachkräfte, die den Erfolg der Implementierung gewährleisten können, erfordert Investitionen, und Unternehmen sollten entsprechend budgetieren und planen. Denken Sie über die unterschiedlichen Arten von Talenten nach, die Sie in verschiedenen Phasen benötigen könnten, wie zum Beispiel Spezialisten auf Vertragsbasis zu Beginn und festangestellte Mitarbeiter später im Projekt.
Risiko Nr. 5: Die Vernachlässigung der Vorbereitung und Schulung von Mitarbeitern
Change-Management ist entscheidend für den Erfolg jeder größeren Systemimplementierung, insbesondere einer, die so viele Rollen betreffen kann wie eine ERP-Lösung. Mitarbeiter, die nicht in die Entscheidung zur Implementierung des Systems einbezogen wurden, verstehen möglicherweise nicht, wie es der Organisation zugutekommen wird. Viele könnten das Gefühl haben, dass die alten Methoden besser funktionierten; einige Mitarbeiter könnten ein neues System als implizite Kritik an der Art und Weise sehen, wie sie ihre Arbeit bisher erledigt haben. Manche werden sich Sorgen über ihre Fähigkeit machen, das System zu erlernen. Wenn diese Bedenken nicht angesprochen werden, führen sie zu Verhaltensweisen, die die Implementierung des Systems verzögern und potenziell die Vorteile mindern können, die es bieten könnte.
Risiko Nr. 6: Eine schlecht gemanagte Integration
ERP-Software bringt mehrere andere Informationssysteme zusammen. Die saubere und genaue Integration dieser Systeme ist entscheidend für die Fähigkeit der Lösung, Prozesse erfolgreich zu automatisieren und genaue, zeitnahe Daten bereitzustellen.
Risiko Nr. 7: Schlechte Datenqualität
In vielen Organisationen enthalten die Daten, die schließlich in das ERP-System einfließen, Ungenauigkeiten und Duplikate. Zum Beispiel können dieselben Daten in mehreren Systemen gespeichert sein, jedoch mit leichten Abweichungen in Rechtschreibung oder Format. Manche Daten können veraltet und nicht mehr zutreffend sein. Damit das ERP-System eine einzige Version der Wahrheit bereitstellen kann, die Entscheidungsfindungen unterstützt, müssen die Daten, die es befüllen, genau, zeitnah und korrekt sein. Das kann eine gründliche Bereinigung erfordern.
Risiko Nr. 8: Die Unfähigkeit, Prozesse neu zu gestalten
Die Optimierung der Vorteile eines ERP-Systems erfordert häufig ein Überdenken bestehender Geschäftsprozesse. Wenn Ihre Organisation einfach ihre bisherige Vorgehensweise beibehält, wird ihre Leistung wahrscheinlich unverändert bleiben. Wenn die Entscheidung getroffen wird, die ERP-Lösung an bestehende Prozesse anzupassen, werden Sie wahrscheinlich Kosten und Zeit für den Implementierungsplan hinzufügen, ohne die gewünschte Leistungssteigerung zu erzielen.
Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass einige Mitarbeiter und Führungskräfte Bestrebungen zur Veränderung ablehnen. Sie könnten stolz auf ihr Wissen über die bestehenden Prozesse sein. Einige könnten argumentieren, dass die Systeme ja funktioniert haben (wenn auch schlecht), also warum ändern, besonders wenn die Umsetzung der Veränderungen nicht nur Zeit und Aufwand erfordert, sondern auch als implizite Kritik an der Arbeit gesehen werden könnte, die sie bisher geleistet haben.
Wie man Risiken bei der ERP-Implementierung managt
Obwohl die Risiken bei der ERP-Einführung real sind, kann Ihre Organisation Maßnahmen ergreifen, um diese zu mindern und ihre Auswirkungen zu minimieren. Dazu gehören:
Identifizieren Sie den Grund für die Implementierung der ERP-Lösung
Wenn Sie nicht wissen, warum Sie die Lösung implementieren, wird es schwierig sein, die ERP-Lösung zu identifizieren, die am besten für Ihre Organisation geeignet ist. Außerdem werden Sie nach der Implementierung weniger wahrscheinlich feststellen können, ob das System Ihrer Organisation hilft, ihre Ziele zu erreichen, einfach weil Sie diese nicht klar formuliert haben. Die Identifizierung und Kommunikation der Gründe für das System kann zudem dazu beitragen, das Management und die Mitarbeiter von den Vorteilen des Projekts zu überzeugen.
Sobald die Umsetzung im Gange ist, kann ein klares Zielbewusstsein als Schutz gegen Änderungsanfragen dienen, die Kosten und Zeit erhöhen, aber dem Unternehmen nicht dabei helfen, seine Ziele zu erreichen.
Unterstützung des Managements gewinnen
Dies ist wesentlich, um sicherzustellen, dass das Projekt die erforderlichen Ressourcen erhält und potenzielle organisatorische Hindernisse beseitigt werden. Entscheidender Faktor für die Gewinnung der Unterstützung des Managements ist die Hervorhebung, wie eine ERP-Lösung Geschäftsentscheidungen informieren, Prozesse automatisieren, Wachstum fördern und der Organisation helfen kann, ihre Ziele zu erreichen. Die Darstellung der Risiken, die mit der Nichtimplementierung eines Systems verbunden sind, wie etwa Stagnation und der mögliche Verlust von Wettbewerbsvorteilen, kann ebenfalls dazu beitragen, Unterstützung aufzubauen.
Die Entwicklung eines Budgets und Zeitplans, der potenzielle Hindernisse erkennt und einplant, schafft Glaubwürdigkeit. Diese können auch als Leitfäden dienen, um das Projekt auf Kurs zu halten, falls Hindernisse auftreten.
Sichern Sie frühzeitig die Zustimmung der Mitarbeiter
Fragen Sie die Mitarbeitenden, was sie sich vom System erhoffen, und halten Sie sie dann über Veränderungen informiert, während die Implementierung voranschreitet. Lassen Sie sie wissen, wie sich ihre Rollen ändern werden, und versichern Sie ihnen, dass sie Schulungen zu den Änderungen erhalten (und selbstverständlich müssen Sie dieses Versprechen dann auch einlösen). Diese Schritte erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sie das System akzeptieren.
Bereiten Sie die Organisation auf die Veränderung vor
Deloitte stellt fest, dass Widerstand gegen Veränderungen das größte Hindernis bei ERP-Implementierungen darstellt. Gehen Sie es an, indem Sie den Geschäftseinheiten helfen, zu verstehen, wie sich die Arbeitsaufgaben ändern werden, und die Mitarbeiter mit geeigneter Schulung und Kommunikation vorbereiten. Planen Sie ausreichend Zeit für Schulungen ein, damit die Mitarbeiter sich einarbeiten können, ohne die Implementierung oder den Betrieb unnötig zu beeinträchtigen. Legen Sie ein Datum für die Abschaltung des alten Systems fest. Die Frist sollte genügend Zeit bieten, um sicherzustellen, dass die neue Lösung zuverlässig funktioniert, aber sie sollte nicht so lang sein, dass die Mitarbeiter davon ausgehen, das alte System unbegrenzt weiter nutzen zu können.
Erkennen Sie ein ERP-System als eine Geschäftslösung und nicht nur als ein IT-Projekt an.
Während die IT-Abteilung selbstverständlich in die Implementierung und den Betrieb der ERP-Software eingebunden sein wird, ist das Ziel des Systems, geschäftliche Ergebnisse zu erzielen. Darüber hinaus wird das System die meisten Bereiche des Unternehmens beeinflussen. Soweit es sinnvoll ist, müssen die Geschäftsbereiche an der Auswahl, Implementierung und dem Betrieb des ERP-Systems teilnehmen.
Plan für den Betrieb des Systems nach der Implementierung
Manche sagen, dass ERP-Einführungen eher Reisen als Ziele sind. Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Lösung ihre Ziele erreicht, ist es wichtig, Schulungen, Kommunikation und Unterstützung nach der Implementierung einzuplanen.
Wenn viele Unternehmen wachsen, müssen sie von selbst entwickelten Informationssystemen und Tabellenkalkulationen zu ERP-Lösungen wechseln. Wenn sie dies nicht tun, werden Engpässe in ihren Systemen und der Mangel an Transparenz in den Betriebsabläufen ihres Unternehmens ihren Erfolg und ihr Wachstum behindern.
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