With successful implementation and management, ERP systems can streamline operations and provide critical business insights. Without it, they can become repositories of convoluted data and processes, entrenching inefficiency and old ways of working. Which of these your business achieves will depend on the team you assign to implement and administer the system.

Im Kern sollte das ERP-Team aus Technologen bestehen, doch angesichts des umfassenden Charakters von ERP-Systemen sind wahrscheinlich auch umfassendere Fachkenntnisse erforderlich. Die Auswahl der richtigen Qualifikationen kann jedoch eine Herausforderung sein, wenn sich die Technologie so schnell weiterentwickelt. Bis Ende 2025 werden über 40 % der Finanzfunktionen entweder neu sein oder durch die Finanztechnologie erheblich verändert werden.

Dieser Artikel untersucht die kritischen Rollen und Fähigkeiten, die für eine erfolgreiche ERP-Implementierung und -Verwaltung erforderlich sind, und unterstreicht, dass das System auf menschliches Fachwissen angewiesen ist, um sein volles Potenzial zu entfalten.

1. Die richtigen Kompetenzen sichern

Der Erfolg einer ERP-Implementierung und der anschließenden Verwaltung hängt weitgehend davon ab, dass das richtige Team eingesetzt wird. Die erforderliche Ausgewogenheit der Fähigkeiten kann je nach den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens erheblich variieren, aber zu den wichtigsten Fähigkeiten gehören folgende Bereiche:

• Sprechen Sie die Sprache der Finanzabteilung: ERP-Fachleute müssen zwar nicht unbedingt qualifizierte Buchhalter sein, aber eine der wichtigsten Fähigkeiten, die sie in ihrer Rolle benötigen, ist die Fähigkeit, effektiv mit dem breiteren Finanzteam zu kommunizieren. Selbst wenn das ERP-Team aus einem technologischen Umfeld kommt, muss es die Ziele und Probleme der Finanzkontrolleure und der Finanzabteilung verstehen.
• Bestandsverwaltung: Besonders für Unternehmen mit physischen Produkten ist die Bestandsverwaltung eine der wichtigsten Fähigkeiten für moderne ERP-Teams. Selbst wenn das ERP-System eine wasserdichte und effiziente Buchhaltung gewährleistet, hat es das Potenzial, auch den Betrieb zu beeinflussen. Diese Chance kann nur genutzt werden, wenn das Team die Kapazitäten des ERP-Systems kennt, wenn es darum geht, Bestände und Bestellungen zu verfolgen, die Nachfrage zu prognostizieren, Lieferanten zu verwalten und die physischen Bestände zu optimieren.
• Verwaltung des Humankapitals: ERP-Systeme wirken sich auch auf das Humankapital aus – von der Konsolidierung von Leistungsdaten über die Automatisierung des Einstellungsverfahrens und die Erfassung von Fehlzeiten bis hin zur Gehaltsabrechnung. Ein ERP-Experte mit Erfahrung in diesem Bereich sollte in der Lage sein, das System so zu konfigurieren, dass die Personalverwaltung rationalisiert und das Humankapital des Unternehmens optimiert wird.
• Führung und Proaktivität: Unabhängig davon, ob es sich um die Verwaltung eines bereits eingerichteten Systems oder die Durchführung einer Implementierung handelt, hilft eine starke Führung bei der Steuerung des Projekts, stellt die Ausrichtung auf strategische Ziele sicher und sorgt für nachhaltige Unterstützung. Es handelt sich um eine Persönlichkeitseigenschaft, die für manche selbstverständlich ist, aber mit Erfahrung entwickelt werden kann. Zuversichtliche ERP-Führungskräfte warten nicht auf Anweisungen, sie verstehen die Ziele und schlagen proaktiv Lösungen vor, ergreifen Initiative und zeigen eine Vordenkerrolle.
• Datenmanagement: Die besten ERP-Experten denken zuerst an die Daten. Durch die Konzentration auf Daten können sie betriebliche Erkenntnisse verbessern, strategische Ergebnisse verbessern und Innovationen vorantreiben. Letztendlich sorgt dieser datenzentrierte Fokus nicht nur für eine fundiertere Entscheidungsfindung, sondern rationalisiert auch Abläufe und stärkt Wettbewerbsvorteile. Personen mit einem Hintergrund in der Datenwissenschaft können fachkundige Beratung bieten, um den größtmöglichen Wert aus den Daten im ERP-System zu ziehen.
• Implementierungsspezifische Fähigkeiten: Während die vorherigen Fähigkeiten in jeder Phase der ERP-Optimierung wertvoll sind, sollten einige Fähigkeiten gezielt eingesetzt werden, wenn Sie eine Systemimplementierung planen:
  • Change Management: Entscheidend für die Verwaltung des menschlichen Aspekts der ERP-Implementierung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auf neue Prozesse und Systeme vorbereitet sind.
  • Implementierungserfahrung über den gesamten Zyklus: Die Implementierung ist ein komplexes Projekt, das neben mehr technischem Fachwissen auch das Stakeholder-Management umfasst. Die Erfahrung in diesem Bereich ermöglicht es dem Team, in Bereichen wie der Datenmigration eine Führungsrolle zu übernehmen, Herausforderungen vorherzusehen und Maßnahmen zu deren Bewältigung zu ergreifen, bevor sie auftreten.

2. Stellen Sie sicher, dass Prozesse und Verantwortlichkeiten den Best Practices entsprechen

Da sich ERP-Systeme parallel zu den Unternehmen weiterentwickeln, bieten sie eine erhebliche Flexibilität bei der Anpassung an neue Geschäftsprozesse. Diese Anpassungsfähigkeit kann zwar Vorteile bringen, ohne sorgfältiges Management kann sie jedoch auch zu Ineffizienzen führen.

Um zu verhindern, dass sich eigenwillige und übermäßig komplexe Prozesse entwickeln, ist es entscheidend, erfahrene Führungskräfte mit Erfahrung im Change Management einzubinden. Diese Führungskräfte können effiziente Praktiken etablieren und aufrechterhalten und gleichzeitig den Widerstand von Teammitgliedern bewältigen, die möglicherweise die bisherige Arbeitsweise bevorzugen. Regelmäßige Schulungen und regelmäßige Audits sollten durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das ERP bei der Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen weiterhin im Einklang mit Best Practices erfolgt. Diese objektive Überwachung trägt dazu bei, die Wirksamkeit und Relevanz des Systems aufrechtzuerhalten.

3. Geben Sie dem Team die Freiheit, Mehrwert zu schaffen

Ein effektiv implementiertes ERP-System sollte erhebliche Effizienzsteigerungen bei normalen Abläufen wie Dateneingabe und Aufzeichnungen bringen. Dies gibt dem ERP-Team – sowie dem Finanz- und Rechnungswesen – die Möglichkeit, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren, wie zum Beispiel:

• Datenkonsolidierung: Sicherstellen, dass Daten korrekt und effizient gespeichert werden
• Verbesserte Berichterstattung: Verbesserung der Entscheidungsfindung durch zeitnahe und genaue Berichterstattung.
• Datenanalyse: Bereitstellung tieferer Einblicke in den Geschäftsbetrieb.
• Prognose und Planung: Daten analysieren, um zukünftige Geschäfts- und Markttrends zu prognostizieren.

Dieser Ansatz erhöht nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern trägt auch dazu bei, die talentiertesten ERP-Fachleute anzuziehen und zu halten, indem er ihnen ermöglicht, sich auf strategischere und lohnendere Aktivitäten zu konzentrieren.

Ein positiver Kreislauf

Der Aufbau eines Teams, das für Ihr ERP-System geeignet ist, stellt sicher, dass Ihre Investition in die Technologie die bestmögliche Rendite erzielt. Die Vorteile bleiben jedoch bestehen, da ein effektiv funktionierendes ERP-System alle Mitarbeiter, von der Finanzabteilung bis zur Personalabteilung und darüber hinaus, dabei unterstützen kann, bessere Leistungen zu erbringen, ihr Wohlbefinden zu steigern und ihre Karriere zu maximieren.

Um tiefer in die Art und Weise einzutauchen, wie Technologien so implementiert werden können, dass sie ihr volles Potenzial entfalten können, lesen Sie unser Playbook Maximising the Value of Finance Systems.

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