Un système ERP consolide les données provenant des différentes fonctions et départements de l’organisation, les reliant à une source de données unique. Cela simplifie les processus et fournit à la direction un point de vérité précis, opportun et unique. Mais parce que le logiciel ERP touche à de nombreux éléments des opérations d’une entreprise, la mise en œuvre d’un nouveau système présente également de grands défis.
Risques liés à la mise en œuvre d’un système ERP
Il existe huit principaux risques liés à la mise en œuvre d’un système ERP. Ceux-ci sont :
- Manque de soutien de la direction
- Gestion de projet insuffisante
- Planification Excessivement Optimiste
- Difficulté à trouver des talents ERP expérimentés
- Négliger de préparer et de former les employés
- Une intégration mal gérée
- Mauvaise qualité des données
- L’incapacité à retravailler les processus
En cartographiant ces risques les plus fréquents et les plus importants et en les abordant avant le début de la mise en œuvre, les organisations peuvent garantir une intégration plus fluide et un système ERP qui tient sa promesse d’une plus grande précision et efficacité.
Risque n°1 : Manque de soutien de la direction
Si la direction n’est pas pleinement engagée, il sera difficile de convaincre les autres employés. Certains travailleurs peuvent supposer que si la direction ne soutient pas le projet, il n’est pas vraiment important pour l’organisation ou pour leurs carrières. Ils sont plus enclins à résister à l’idée de consacrer du temps pour apprendre et s’adapter au nouveau système.
Le soutien de la direction est également crucial pour obtenir les ressources, y compris le financement et le temps des employés, essentielles à la réussite d’une mise en œuvre ERP. Sans ces ressources, il est plus probable que le projet dépasse son calendrier, dépasse son budget ou ne parvienne pas à atteindre ses objectifs.
Risque n°2 : Gestion de projet insuffisante
Les mises en œuvre d’ERP impliquent de nombreux départements (voire tous) au sein d’une organisation. Elles affectent de nombreux processus et nécessitent souvent plusieurs intégrations de systèmes et de données. La gestion d’un projet de cette envergure exige des ressources dédiées et qualifiées. Négliger la gestion de projet, ou simplement confier l’initiative à des employés disponibles, augmente la probabilité que le projet dépasse le budget ou prenne du retard. Plus important encore, cela accroît le risque que le système ERP ne fournisse pas les avantages qui motivent sa mise en œuvre dès le départ.
Risque n°3 : Planification Excessivement Optimiste
Bien qu’il soit crucial d’impliquer plusieurs parties prenantes, il est également important de reconnaître que l’entreprise doit continuer comme d’habitude, avec toutes les parties prenantes atteignant leurs objectifs existants. Le calendrier doit refléter cette réalité et prendre en compte le temps que chaque membre de l’équipe peut consacrer au projet.
Le calendrier devrait également reconnaître que peu de projets de cette taille et de cette complexité se déroulent parfaitement. La plupart rencontrent en effet au moins quelques obstacles, comme la difficulté de rassembler toutes les informations qui seront intégrées au système. Plutôt que de supposer que toutes les phases de la mise en œuvre se dérouleront sans rencontrer aucun obstacle, prévoyez des solutions de repli.
Risque n°4 : Difficulté à trouver des talents expérimentés en ERP
Les experts expérimentés et compétents en matière de mise en œuvre et d’exploitation des ERP sont très recherchés. Attirer et retenir les professionnels ERP expérimentés capables d’assurer le succès de la mise en œuvre nécessite des investissements, et les entreprises devraient prévoir un budget et planifier en conséquence. Réfléchissez aux différents types de talents dont vous pourriez avoir besoin à différentes étapes, comme des contractants spécialisés au début et des employés plus tard dans le projet.
Risque n°5 : Négliger de préparer et de former les employés
La gestion du changement est essentielle au succès de toute mise en œuvre majeure de systèmes, en particulier lorsqu’il s’agit d’une solution ERP pouvant affecter de nombreux rôles. Les employés qui n’ont pas participé à la décision de mettre en place le système peuvent ne pas comprendre comment il bénéficiera à l’organisation. Beaucoup peuvent avoir l’impression que les anciennes méthodes étaient meilleures ; certains employés peuvent voir un nouveau système comme une critique implicite de la façon dont ils accomplissaient leur travail. Certains s’inquiéteront de leur capacité à apprendre le système. Si ces préoccupations ne sont pas traitées, elles entraîneront des comportements qui retarderont la mise en œuvre du système et risqueront de diminuer les avantages qu’il peut offrir.
Risque n°6 : Une intégration mal gérée
Le logiciel ERP rassemble plusieurs autres systèmes d’information. Assurer l’intégration propre et précise de ces systèmes est essentiel pour que la solution puisse automatiser efficacement les processus et fournir des données exactes et opportunes.
Risque n°7 : Mauvaise qualité des données
Dans de nombreuses organisations, les données qui alimenteront finalement le système ERP contiennent des inexactitudes et des doublons. Par exemple, les mêmes données peuvent être stockées dans plusieurs systèmes, mais avec de légères variations d’orthographe ou de format. Certaines données peuvent être obsolètes et ne plus être exactes. Pour que le système ERP fournisse une version unique de la vérité pouvant guider la prise de décision, les données qui l’alimentent doivent être exactes, à jour et fiables. Cela peut nécessiter un nettoyage approfondi.
Risque n°8 : L’incapacité à retravailler les processus
Optimiser les avantages d’un système ERP nécessite souvent de repenser les processus métier existants. Si votre organisation continue simplement son approche actuelle des opérations, sa performance restera probablement la même. Si la décision est prise de personnaliser la solution ERP pour qu’elle corresponde aux processus existants, vous ajouterez probablement des coûts et du temps au calendrier de mise en œuvre, sans obtenir l’amélioration des performances que vous recherchez.
Cependant, il n’est pas rare de trouver certains employés et managers résistant aux efforts de changement. Ils peuvent être fiers de leur connaissance des processus existants. Certains peuvent raisonner que les systèmes fonctionnaient (même si mal), alors pourquoi changer, surtout lorsque l’adaptation aux changements nécessitera non seulement du temps et des efforts, mais pourrait aussi être perçue comme une critique implicite du travail qu’ils ont accompli.
Comment gérer les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP
Bien que les risques liés à la mise en œuvre d’un ERP soient réels, votre organisation peut prendre des mesures pour les atténuer et minimiser leur impact. Ils incluent :
Identifier la raison de la mise en œuvre de la solution ERP
Si vous ne savez pas pourquoi vous mettez en œuvre la solution, il sera difficile d’identifier la solution ERP la mieux adaptée à votre organisation. De plus, une fois mise en place, il vous sera moins facile de déterminer si le système aide votre organisation à atteindre ses objectifs, simplement parce que vous ne les avez pas clairement définis. Identifier et communiquer les raisons du système peut également aider à convaincre la direction et les employés des avantages du projet.
Une fois la mise en œuvre en cours, une compréhension claire de l’objectif peut servir de protection contre les demandes de modification qui ajoutent des coûts et du temps, mais n’aident pas l’entreprise à atteindre ses objectifs.
Obtenir le soutien de la direction
Ceci est essentiel pour garantir que le projet reçoit les ressources dont il a besoin et pour éliminer les obstacles organisationnels potentiels. Pour obtenir le soutien de la direction, il est crucial de mettre en évidence comment une solution ERP peut informer les décisions commerciales, automatiser les processus, stimuler la croissance et aider l’organisation à atteindre ses objectifs. Exposer les risques liés à la non-mise en œuvre d’un système, tels que la stagnation et la perte potentielle d’avantages concurrentiels, peut également contribuer à renforcer le soutien.
Élaborer un budget et un calendrier qui reconnaissent et prévoient les obstacles potentiels renforce la crédibilité. Ceux-ci peuvent également servir de feuilles de route pour maintenir le projet sur la bonne voie en cas de survenue d’obstacles.
Obtenez l’adhésion précoce des employés
Demandez aux employés ce qu’ils aimeraient tirer du système, puis tenez-les informés des changements au fur et à mesure de la mise en œuvre. Informez-les de la manière dont leurs rôles vont évoluer et assurez-les qu’ils recevront une formation sur ces changements (et bien sûr, vous devrez ensuite tenir cette promesse). Ces étapes augmentent la probabilité qu’ils acceptent le système.
Préparer l’organisation au changement
La résistance au changement est le principal obstacle à la mise en œuvre des ERP, note Deloitte. Pour y faire face, aidez les unités commerciales à comprendre comment les postes vont évoluer et préparez les employés avec une formation et une communication appropriées. Accordez suffisamment de temps pour la formation afin que les employés puissent se mettre à niveau sans compromettre indûment la mise en œuvre ou les opérations. Décidez d’une date pour désactiver l’ancien système. La date limite doit permettre de s’assurer que la nouvelle solution fonctionne de manière fiable, mais elle ne doit pas être si longue que les employés supposent pouvoir utiliser indéfiniment l’ancien système.
Reconnaître qu’un système ERP est une solution pour l’entreprise, et non simplement un projet informatique
Bien que le département informatique soit, bien sûr, impliqué dans la mise en œuvre et le fonctionnement du logiciel ERP, l’objectif du système est de stimuler les résultats commerciaux. De plus, le système aura un impact sur la plupart des domaines de l’entreprise. Dans la mesure du raisonnable, les unités commerciales doivent participer à la sélection, à la mise en œuvre et au fonctionnement de l’ERP.
Plan pour le fonctionnement post-mise en œuvre du système
Certains disent que les mises en œuvre d’ERP sont des parcours plutôt que des destinations. Pour augmenter les chances que la solution atteigne ses objectifs, il est important de planifier la formation, la communication et le support après la mise en œuvre.
À mesure que de nombreuses entreprises se développent, elles doivent passer de systèmes d’information maison et de feuilles de calcul à des solutions ERP. Sinon, les goulets d’étranglement dans leurs systèmes et le manque de visibilité sur les opérations à l’échelle de l’entreprise entraveront leur succès et leur croissance.
Les comptables systèmes peuvent travailler avec votre entreprise pour fournir l’expertise et les ressources nécessaires afin d’assurer la mise en œuvre réussie d’un système ERP. En savoir plus ici !
