Un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) collecte et organise les données transactionnelles, aidant à coordonner les ressources de l’entreprise et à produire des données opérationnelles en temps réel. Il peut stimuler le succès et la croissance de votre entreprise en rationalisant les processus et en consolidant les données provenant de fonctions diverses pour fournir une version unique et précise de la vérité. Avec ces informations, la direction peut gérer les opérations plus efficacement et optimiser les décisions.
“Les systèmes ERP offrent des avantages stratégiques et quantifiables “, déclare Justin May, directeur général de Truskey Consulting, qui aide les organisations à exploiter la technologie pour maximiser l’efficacité, réduire les coûts et créer de nouvelles opportunités de revenus. May affirme que les solutions ERP peuvent aider les entreprises à entrer avec succès sur de nouveaux marchés, en lançant de nouveaux produits et services de manière plus efficace. “Le système ERP devrait contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise”, ajoute-t-il.
En même temps, peu d’organisations peuvent investir dans un système ERP sans se poser la question : quel prix devrions-nous attendre pour un ERP ? Il est vrai qu’il est difficile de donner un chiffre unique, car de nombreux facteurs influenceront les coûts liés à la mise en œuvre et à l’exploitation d’une solution ERP. Parmi ceux-ci figurent la taille et la complexité de votre organisation, ainsi que le degré de support et de personnalisation (le cas échéant) requis.
Une fois que vous aurez une idée des coûts initiaux et récurrents, vous devrez probablement montrer aux autres responsables de votre organisation comment une solution ERP peut générer un retour financier solide et mérite donc l’investissement en capital requis.
Facteurs qui influencent le coût d’un ERP
Parmi les facteurs qui influencent le coût final d’une mise en œuvre d’un ERP, ceux-ci ont tendance à être les plus courants et les plus importants :
Taille de l’organisation
Certains fournisseurs de ERP facturent en fonction du nombre d’utilisateurs. Par conséquent, vos coûts augmentent généralement au fur et à mesure que votre organisation se développe.
Complexité organisationnelle
Comme pour la taille, une plus grande complexité tend à augmenter les coûts. Par exemple, les organisations qui opèrent dans plusieurs pays et effectuent des transactions en différentes devises ont tendance à supporter des coûts plus élevés que celles qui n’ont que des opérations nationales. Certains fournisseurs de logiciels ERP facturent par entité juridique, explique May. « Pour ces solutions ERP qui adoptent cette approche de licence et de déploiement, plus le nombre d’entités qui mettront en œuvre la solution est élevé, plus le coût sera important », ajoute-t-il.
Personnalisation requise
Comme vous pouvez vous y attendre, une plus grande personnalisation augmente souvent le prix d’une solution ERP, car elle a tendance à accroître le temps et les ressources nécessaires pour le développement et la mise en œuvre. “Pour réaliser certaines personnalisations, il peut être nécessaire que le partenaire de déploiement développe ces personnalisations ou bien de faire appel à des consultants au sein de votre propre organisation, ce qui ajoute des coûts supplémentaires”, explique May. Idéalement, toute personnalisation devrait être minimale, ajoute-t-il. Non seulement les personnalisations augmentent les coûts, mais elles peuvent également entraîner des systèmes difficiles à mettre à jour.
“Les systèmes ERP sont désormais plus axés sur la personnalisation que sur la customisation », ajoute May. « Cela permet de réduire la complexité et le temps de déploiement.”
Méthode d’installation
Au cours des sept ou huit dernières années, la plupart des implémentations d’ERP ont été basées sur le cloud ou des solutions SaaS (Software-as-a-Service), explique May. Le passage des solutions sur site, où une entreprise héberge et gère le système, a été motivé par une plus grande sécurité et des coûts initiaux plus faibles, qui accompagnent généralement la plupart des solutions cloud. De plus, la plupart des solutions basées sur le cloud ou SaaS peuvent être enregistrées comme des dépenses opérationnelles, tandis que les investissements dans des solutions sur site sont capitalisés. Déployer une solution ERP sur site comporte généralement un coût initial plus élevé qu’une solution SaaS. Cependant, cette différence de coût peut évoluer au fil du temps, car les organisations qui choisissent des implémentations basées sur le cloud continuent de payer des frais d’abonnement.
Formation
Une formation solide et complète de tous les employés qui interagiront avec la solution ERP sera cruciale pour son succès. De nombreux fournisseurs incluent un certain niveau de formation dans leurs tarifs, bien que cela puisse se limiter à des tutoriels en ligne et à des options similaires. D’autres peuvent la facturer séparément. En fonction de la profondeur de la formation offerte par votre fournisseur, vous devrez évaluer s’il est nécessaire de faire appel à une équipe de consultants capable de fournir une instruction sur site et personnalisée. May ajoute que si le projet est abordé sous le prisme de la gestion du changement au sein de l’entreprise, cela inclurait “une évaluation des besoins en formation et une stratégie de formation pour votre organisation dans le cadre du déploiement de l’ERP”.
Intégration et conversion des données
Plus l’intégration et la migration des données sont importantes et complexes, plus la solution ERP coûtera généralement cher.
Quel est le coût d’un système ERP ?
Le rapport ERP 2022 de Software Path a enquêté sur plus de 1 300 projets actifs de sélection de logiciels ERP, principalement en Amérique du Nord mais aussi sur des marchés internationaux, y compris le Royaume-Uni. Sur la base de cet échantillon, le rapport a constaté que le coût moyen était de 9 000 USD (7 400 £) par utilisateur. Les petites entreprises ont tendance à dépenser environ 8 600 USD (7 100 £) par utilisateur, tandis que les grandes entreprises dépensent environ 11 000 USD (9 100 £) par utilisateur.
D’après l’expérience de May, les petites entreprises dépensent généralement environ 120 000 USD (99 000 £) pour mettre en place une solution ERP, puis entre 30 000 USD (25 000 £) et 40 000 USD (33 000 £) par an pour les coûts de maintenance et de support continus. Pour une entreprise de taille moyenne, les coûts de mise en œuvre tournent généralement autour de 500 000 USD (410 000 £), puis plusieurs centaines de milliers de dollars en coûts annuels. Et de nombreuses grandes entreprises peuvent s’attendre à investir des millions dans leurs solutions ERP, ajoute-t-il.
Les étapes et questions suivantes peuvent vous aider à estimer l’investissement nécessaire pour mettre en œuvre une solution ERP :
Comprendre les modèles de tarification des ERP
Les modèles de tarification des ERP se divisent grosso modo en deux catégories. Avec les solutions cloud, il n’est généralement pas nécessaire d’investir dans l’infrastructure informatique physique requise pour héberger le système, mais vous devrez en règle générale payer des frais d’abonnement continus. Un déploiement sur site, dans lequel votre entreprise héberge la solution sur ses systèmes informatiques, exige généralement un investissement initial plus élevé que les solutions cloud ou SaaS, car l’infrastructure doit être en place.
Quel est le coût de la mise en œuvre d’un ERP ?
Pour identifier et regrouper les coûts liés à la mise en œuvre de l’ERP, vous devrez vous assurer d’inclure non seulement les coûts les plus visibles pour les logiciels et le matériel, mais aussi les dépenses qui peuvent être plus faciles à négliger. Cela inclut le temps du management et des employés consacré à la mise en œuvre et à la formation. De plus, il est raisonnable de prévoir une légère baisse de productivité pendant que les employés apprennent le nouveau système. Si vous devez revoir les processus internes, cela aura également un impact sur la productivité. En examinant les informations tarifaires des fournisseurs, vérifiez ce que couvrent les montants. Par exemple, quels niveaux de support et de formation sont inclus ? Vous voudrez également inclure tous les coûts pour les solutions « supplémentaires » nécessaires, telles que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les exigences complexes de planification de la production, indique May.
Quels sont les coûts récurrents d’un ERP ?
Pour estimer les coûts continus de votre solution ERP, comme point de départ pour la plupart des solutions SaaS, vous devrez prévoir le nombre et les types d’utilisateurs probables au sein de votre organisation. En effet, la tarification pour les utilisateurs de rapports et d’approbation tend à être inférieure à celle des utilisateurs avancés qui utilisent le système au quotidien. Selon l’accord avec votre fournisseur, vous devrez peut-être budgétiser des mises à jour logicielles régulières, le support client et/ou la maintenance. Vous pourriez également avoir besoin d’allouer du personnel informatique pour gérer la solution ERP, en particulier si vous l’hébergez sur site.
Quel est le prix total de l’ERP ?
Pour connaître le prix total d’un système ERP, calculez le coût total estimé de la mise en œuvre de l’ERP et les coûts opérationnels continus.
Comment obtenir un budget pour l’adoption d’un ERP en 4 étapes
Pour de nombreuses entreprises, les solutions ERP nécessitent souvent d’importants investissements continus, il est donc probable que les demandes de mise en œuvre soient accueillies par des questions, du scepticisme et des réticences. Les étapes suivantes peuvent vous aider à répondre aux préoccupations et à obtenir le soutien et les ressources nécessaires.
Étape 1 – Identifier le besoin d’un système ERP
Avant d’évaluer les solutions ERP, recueillez les avis de l’ensemble de votre organisation. Quels processus actuels fonctionnent bien et, tout aussi important, lesquels sont lourds, inefficaces et mènent à des décisions sous-optimales ? Quelles données ne sont pas facilement accessibles ? Grâce à ces retours, vous aurez une meilleure idée de la manière dont un système ERP peut résoudre les goulots d’étranglement et les inefficacités actuels, ainsi que des informations que vous souhaitez qu’il fournisse.
Étape 2 – Passez le test de la fête cocktail
Après avoir examiné les données que vous avez collectées, présentez de manière informelle votre idée de mise en œuvre d’une solution ERP. C’est ce que cet article de la Harvard Business Review appelle “le test de la soirée cocktail”. Écoutez à nouveau les retours et les questions, car cela vous aidera à identifier et à résoudre les points faibles de votre argumentation. Les informations recueillies vous aideront également à déterminer les exigences que vous rechercherez dans la solution ERP, ainsi que les avantages que vous attendez du système.
Étape 3 – Évaluer différents systèmes ERP
Rassemblez des informations auprès des fournisseurs de ERP, puis réduisez progressivement la liste des solutions potentielles à celles qui répondent le mieux aux critères que vous avez identifiés précédemment et qui peuvent aider l’entreprise à atteindre ses objectifs de manière la plus efficace. Il peut être utile d’évaluer chaque solution en fonction de la manière dont elle répond à vos exigences.
Étape 4 – Présentez votre solution ERP proposée
Déterminez la meilleure façon de présenter vos conclusions à vos collègues. Pour les cadres, cela signifie souvent une présentation formelle lors d’une réunion du conseil d’administration. Vous devrez vous concentrer non seulement sur les coûts, mais aussi sur les bénéfices attendus et le retour sur investissement, explique May. Souvent, les entreprises qui mettent en œuvre des solutions ERP passent de solutions internes obsolètes qui non seulement sont inefficaces, mais ne fournissent pas non plus les informations précises et en temps réel dont la direction a besoin pour faire avancer l’entreprise. Toute présentation pour un nouveau système ERP doit démontrer ses avantages – comme la rationalisation des transactions et l’amélioration de la prise de décision – et montrer comment cela peut permettre aux organisations d’identifier de nouvelles opportunités lucratives.
Pour les employés dont les emplois seront affectés par l’ERP, vous voudrez également montrer comment la solution facilitera finalement leurs rôles en réduisant les goulets d’étranglement et les processus manuels. En même temps, vous pouvez reconnaître les changements qui seront nécessaires pour s’adapter au nouveau système, puis mettre en avant la formation qui sera disponible pour aider à la transition. Obtenir l’adhésion de l’ensemble de l’organisation sera essentiel pour le succès du déploiement.
“Les déploiements ERP sont essentiellement un projet de gestion du changement organisationnel très important qui nécessite la gestion de toutes les parties prenantes, la communication, la gestion des transitions professionnelles, l’assurance de l’efficacité de la formation et la réalisation de bénéfices quantifiés”, déclare May. “Ils ne devraient pas être considérés comme un projet informatique ou technologique.”
On peut ajouter que son approche préférée pour obtenir l’adhésion du budget et de la direction à un système ERP serait un “projet de sélection structuré” où les données budgétaires et les coûts sont fournis par les fournisseurs dans le cadre d’une demande d’informations. Ces données sont ensuite examinées et mises à jour “à mesure que le périmètre est définitivement établi plus tard dans le processus de sélection”, dit-il.
Choisir et mettre en œuvre une solution ERP est une entreprise importante. En même temps, la technologie ERP est essentielle pour stimuler la croissance et le succès dans de nombreuses organisations. SystemsAccountants peut vous aider à examiner vos processus métier, identifier les fonctions dont vous aurez besoin dans une solution ERP et mettre en évidence les avantages auxquels vous pouvez vous attendre. Nous pouvons également vous aider à vous assurer que vous disposez des bonnes personnes pour réaliser une mise en œuvre ERP réussie.
