Een enterprise resource planning (ERP)-systeem verzamelt en structureert transactionele gegevens, helpt bij het coördineren van de middelen van het bedrijf en levert realtime operationele gegevens. Het kan het succes en de groei van uw bedrijf stimuleren door processen te stroomlijnen en gegevens uit verschillende functies te consolideren om één enkele, accurate versie van de waarheid te bieden. Met deze informatie kan het management de operaties effectiever aansturen en betere beslissingen nemen.
“ERP-systemen bieden strategische en kwantificeerbare voordelen,” zegt Justin May, Managing Director van Truskey Consulting, dat organisaties helpt technologie te benutten om efficiëntie te maximaliseren, kosten te verlagen en nieuwe inkomstenkansen te creëren. May zegt dat ERP-oplossingen bedrijven kunnen helpen succesvol nieuwe markten te betreden en nieuwe producten en diensten efficiënter te lanceren. “Het ERP-systeem moet helpen om de bedrijfsstrategie mogelijk te maken,” voegt hij eraan toe.
Tegelijkertijd kunnen weinig organisaties investeren in een ERP-systeem zonder de vraag te overwegen: wat mogen we verwachten qua ERP-prijs? Het is zeker moeilijk om één enkel bedrag te noemen, aangezien meerdere factoren de kosten van het implementeren en gebruiken van een ERP-oplossing beïnvloeden. Hierbij gaat het onder andere om de grootte en complexiteit van uw organisatie, en de mate van ondersteuning en maatwerk (indien gewenst) die nodig is.
Zodra je een goed beeld hebt van zowel de initiële als de doorlopende kosten, moet je waarschijnlijk aan andere leiders binnen je organisatie laten zien hoe een ERP-oplossing een solide financieel rendement kan opleveren en dus de vereiste kapitaalinvestering rechtvaardigt.
Factoren die de ERP-kosten beïnvloeden
Onder de factoren die de uiteindelijke kosten van een ERP-implementatie beïnvloeden, zijn dit meestal de meest voorkomende en belangrijke:
Organisatiegrootte
Sommige ERP-leveranciers brengen kosten in rekening op basis van het aantal gebruikers. Hierdoor nemen uw kosten meestal toe naarmate uw organisatie groeit.
Organisatorische complexiteit
Net als bij omvang, leidt een hogere complexiteit vaak tot hogere kosten. Organisaties die bijvoorbeeld in meerdere landen actief zijn en transacties in verschillende valuta uitvoeren, hebben doorgaans hogere kosten dan organisaties die alleen nationaal opereren. Sommige ERP-leveranciers rekenen per juridische entiteit, zegt May. “Voor ERP-oplossingen die deze aanpak voor licentiëring en implementatie hanteren, geldt: hoe groter het aantal entiteiten dat de oplossing zal implementeren, hoe hoger de kosten,” voegt hij eraan toe.
Aanpassing vereist
Zoals u wellicht verwacht, leidt meer maatwerk vaak tot een hogere prijs van een ERP-oplossing, omdat dit meestal de tijd en middelen die nodig zijn voor ontwikkeling en implementatie verhoogt. “Om sommige aanpassingen te voltooien, kan het nodig zijn dat de implementatiepartner deze aanpassingen ontwikkelt of anders consultants binnen uw eigen organisatie te betrekken, wat extra kosten met zich meebrengt,” zegt May. Idealiter zullen aanpassingen minimaal zijn, zegt May. Aanpassingen verhogen niet alleen de kosten, maar kunnen ook leiden tot systemen die moeilijk te upgraden zijn.
“ERP-systemen zijn nu meer gericht op personalisatie dan op maatwerk,” voegt May toe. “Dit helpt om complexiteit en de implementatietijd te verminderen.”
Installatiemethode
Volgens May zijn de meeste ERP-implementaties de afgelopen zeven of acht jaar cloudgebaseerd of software-as-a-service (SaaS)-oplossingen geweest. De verschuiving van on-premise oplossingen, waarbij een bedrijf het systeem host en beheert, wordt gedreven door de grotere veiligheid en de lagere initiële kosten die meestal gepaard gaan met cloudoplossingen. Bovendien kunnen de meeste cloudgebaseerde of SaaS-oplossingen als operationele kosten worden geboekt, terwijl investeringen in on-premise oplossingen worden geactiveerd. Het implementeren van een ERP-oplossing on-premise gaat doorgaans gepaard met een aanvankelijk hogere prijs dan een SaaS-oplossing. Deze kostenspreiding kan echter in de loop van de tijd veranderen, aangezien organisaties die kiezen voor cloudgebaseerde implementaties blijven betalen voor abonnementskosten.
Training
Degelijke, grondige training van alle medewerkers die met de ERP-oplossing zullen werken, zal van cruciaal belang zijn voor het succes ervan. Veel leveranciers nemen een bepaald niveau van training op in hun tarieven, hoewel dit mogelijk beperkt is tot online tutorials en soortgelijke opties. Anderen brengen hier aparte kosten voor in rekening. Afhankelijk van de mate van training die uw leverancier biedt, wilt u beoordelen of het zinvol is om een adviesteam in te schakelen dat onsite, gepersonaliseerde instructie kan bieden. May voegt eraan toe dat als het project wordt benaderd vanuit het perspectief van verandermanagement in het bedrijf, dit onder andere “een beoordeling van de opleidingsbehoeften en trainingsstrategie voor uw organisatie als onderdeel van de ERP-implementatie” zou omvatten.
Gegevensintegratie en -conversie
Hoe groter en complexer de vereiste gegevensintegratie en -migratie, hoe duurder de ERP-oplossing over het algemeen zal zijn.
Wat is de kostprijs van een ERP-systeem?
Het ERP-rapport 2022 van Software Path onderzocht meer dan 1.300 actieve ERP-softwareselectieprojecten, voornamelijk in Noord-Amerika, maar ook op internationale markten, waaronder het Verenigd Koninkrijk. Op basis van deze steekproef vond het rapport dat de gemiddelde kosten USD $9.000 (£7.400) per gebruiker bedroegen. Kleinere bedrijven gaven ongeveer USD $8.600 (£7.100) per gebruiker uit, terwijl grotere bedrijven ongeveer USD $11.000 (£9.100) per gebruiker uitgaven.
Volgens de ervaring van May geven kleinere bedrijven over het algemeen ongeveer USD $120.000 (£99.000) uit om een ERP-oplossing te implementeren, en vervolgens tussen USD $30.000 (£25.000) en $40.000 (£33.000) per jaar aan lopende onderhouds- en ondersteuningskosten. Voor een middelgroot bedrijf liggen de implementatiekosten meestal rond de USD $500.000 (£410.000), en vervolgens enkele honderden duizenden dollars aan jaarlijkse kosten. En veel grotere bedrijven kunnen verwachten miljoenen te investeren in hun ERP-oplossingen, voegt hij daaraan toe.
De volgende stappen en vragen kunnen u helpen de investering die nodig is om een ERP-oplossing te implementeren in te schatten:
Begrijp ERP-prijsmodellen
ERP-prijsmodellen vallen ruwweg in twee categorieën. Bij cloudoplossingen hoef je over het algemeen niet te investeren in de fysieke IT-infrastructuur die nodig is om het systeem te hosten, maar je betaalt doorgaans doorlopende abonnementskosten. Een on-premise implementatie, waarbij je bedrijf de oplossing op zijn eigen computersystemen host, vereist meestal een hogere initiële investering dan cloud- of SaaS-oplossingen omdat de infrastructuur aanwezig moet zijn.
Wat is de kosten van ERP-implementatie?
Om de kosten in verband met de ERP-implementatie te identificeren en te verzamelen, moet u ervoor zorgen dat u niet alleen de meest zichtbare kosten voor software en hardware meeneemt, maar ook de uitgaven die gemakkelijker over het hoofd worden gezien. Dit omvat de tijd die het management en de medewerkers besteden aan de implementatie en training. Daarnaast is het redelijk om een lichte daling in productiviteit te verwachten terwijl medewerkers het nieuwe systeem leren gebruiken. Als u interne processen opnieuw moet inrichten, zal dit ook de productiviteit beïnvloeden. Bij het beoordelen van de prijsinformatie van leveranciers, bevestig wat de bedragen dekken. Bijvoorbeeld, welke niveaus van ondersteuning en training zijn inbegrepen? U wilt ook eventuele kosten voor aanvullende oplossingen opnemen die nodig zijn, zoals Customer Relationship Management (CRM)-systemen of complexe productieplanningsvereisten, zegt May.
Wat zijn de doorlopende kosten van ERP?
Om de doorlopende kosten van uw ERP-oplossing in te schatten, dient u als uitgangspunt voor de meeste SaaS-oplossingen het aantal en type verwachte gebruikers binnen uw organisatie te voorspellen. Dit komt omdat de kosten voor rapportage- en goedkeuringsgebruikers doorgaans lager zijn dan die voor power users die het systeem dagelijks gebruiken. Afhankelijk van de overeenkomst met uw leverancier, moet u mogelijk budgetteren voor regelmatige software-upgrades, klantenondersteuning en/of onderhoud. Ook kan het nodig zijn om IT-personeel toe te wijzen om de ERP-oplossing te beheren, vooral als u deze on-site host.
Wat is de totale ERP-prijs?
Om de totale prijs van een ERP-systeem te achterhalen, bereken je de geschatte totale kosten van de ERP-implementatie en de lopende operationele kosten.
Hoe budget te verkrijgen voor ERP-adoptie in 4 stappen
Voor veel bedrijven vereisen ERP-oplossingen vaak grote, doorlopende investeringen, waardoor het waarschijnlijk is dat verzoeken om er een te implementeren vragen, scepsis en weerstand zullen oproepen. De volgende stappen kunnen je helpen om zorgen weg te nemen en steun en middelen te krijgen.
Stap 1 – Bepaal de behoefte aan een ERP-systeem
Voordat u ERP-oplossingen evalueert, verzamel input uit uw hele organisatie. Waar werken de huidige processen goed, en net zo belangrijk, waar zijn ze log, inefficiënt en leiden ze tot suboptimale beslissingen? Welke gegevens zijn niet gemakkelijk beschikbaar? Met deze feedback krijgt u een beter inzicht in hoe een ERP-systeem huidige knelpunten en inefficiënties kan aanpakken, evenals de informatie die u wilt dat het levert.
Stap 2 – Neem de cocktailpartytest
Nadat je de gegevens die je hebt verzameld hebt overwogen, presenteer je informeel je idee om een ERP-oplossing te implementeren. Dit is wat dit artikel van Harvard Business Review aanduidt als de ‘cocktailpartytest’. Luister opnieuw naar feedback en vragen, want dit helpt je zwakke punten in je betoog te identificeren en aan te pakken. De informatie helpt je ook de vereisten te bepalen die je in de ERP-oplossing zoekt, evenals de voordelen die je verwacht dat het systeem zal helpen bereiken.
Stap 3 – Evalueer verschillende ERP-systemen
Verzamel informatie van ERP-leveranciers en werk vervolgens geleidelijk de lijst van mogelijke oplossingen terug tot diegene die het beste voldoen aan de eerder geïdentificeerde criteria en het bedrijf het meest effectief kunnen helpen zijn doelstellingen te bereiken. Het kan nuttig zijn om elke oplossing te beoordelen op basis van hoe goed deze aan uw eisen voldoet.
Stap 4 – Presenteer uw voorgestelde ERP-oplossing
Bepaal hoe u uw bevindingen het beste kunt presenteren aan uw collega’s. Voor leidinggevenden betekent dit vaak een formele presentatie tijdens een bestuursvergadering. U wilt zich niet alleen richten op kosten, maar ook op de verwachte voordelen en het rendement op investering, zegt May. Vaak stappen bedrijven die ERP-oplossingen implementeren over van verouderde, zelfgemaakte oplossingen die niet alleen inefficiënt zijn, maar ook niet de nauwkeurige en tijdige informatie leveren die het management nodig heeft om het bedrijf vooruit te helpen. Elke presentatie voor een nieuw ERP-systeem moet de voordelen aantonen – zoals het stroomlijnen van transacties en het verbeteren van de besluitvorming – en hoe dit organisaties kan helpen nieuwe, lucratieve kansen te identificeren.
Voor werknemers wier functies door het ERP-systeem worden beïnvloed, wilt u ook laten zien hoe de oplossing uiteindelijk hun rol gemakkelijker zal maken door knelpunten en handmatige processen te verminderen. Tegelijkertijd kunt u de veranderingen erkennen die nodig zullen zijn om zich aan te passen aan het nieuwe systeem en vervolgens de training benadrukken die beschikbaar zal zijn om de overgang te vergemakkelijken. Het verkrijgen van draagvlak binnen de hele organisatie zal de sleutel zijn tot het succes van de implementatie.
“ERP-implementaties zijn in wezen een zeer belangrijke project voor verandermanagement binnen het bedrijfsleven, waarbij het beheer van alle belanghebbenden, communicatie, functiewisselingen, het waarborgen van de effectiviteit van trainingen en het realiseren van gekwantificeerde voordelen noodzakelijk is,” zegt May. “Ze zouden niet als een IT- of technologieproject moeten worden gezien.”
Mag toevoegen dat zijn geprefereerde aanpak voor het veiligstellen van budget en managementsteun voor een ERP-systeem een ‘gestructureerd selectieproject’ zou zijn, waarbij budgetgegevens en kosten door leveranciers worden verstrekt als onderdeel van een Request for Information. Deze gegevens worden vervolgens verder beoordeeld en bijgewerkt ‘naarmate de scope later in het selectieproces wordt vastgelegd’, zegt hij.
Het kiezen en implementeren van een ERP-oplossing is een aanzienlijke onderneming. Tegelijkertijd is ERP-technologie essentieel voor het stimuleren van groei en succes in veel organisaties. SystemsAccountants kan u helpen uw bedrijfsprocessen te beoordelen, de functies te identificeren die u van een ERP-oplossing nodig zult hebben, en de voordelen te belichten die u kunt verwachten. We kunnen u ook helpen ervoor te zorgen dat u de juiste mensen op de juiste plek heeft om een succesvolle ERP-implementatie te realiseren.
