Een ERP system consolideert gegevens van de verschillende functies en afdelingen binnen de organisatie en koppelt deze aan één enkele gegevensbron. Dit stroomlijnt processen en biedt het management een nauwkeurig, tijdig en eenduidig overzicht van de waarheid. Maar omdat ERP-software zoveel verschillende elementen van de bedrijfsvoering raakt, brengt het implementeren van een nieuw systeem ook enorme uitdagingen met zich mee.
Risico’s van het implementeren van een ERP-systeem
Er zijn acht belangrijke risico’s verbonden aan het implementeren van een ERP-systeem. Deze zijn:
- Gebrek aan managementondersteuning
- Onvoldoende projectbeheer
- Overmatig optimistische planning
- Moeilijkheden bij het vinden van ervaren ERP-talent
- Het nalaten van het voorbereiden en trainen van medewerkers
- Een slecht beheerde integratie
- Slechte datakwaliteit
- Het onvermogen om processen te herzien
Door deze meest voorkomende en significante risico’s in kaart te brengen en aan te pakken voordat de implementatie begint, kunnen organisaties een soepelere integratie garanderen en een ERP-systeem dat zijn belofte van grotere nauwkeurigheid en efficiëntie waarmaakt.
Risico #1 Gebrek aan managementondersteuning
Als het management niet volledig achter het project staat, zal het moeilijk zijn om andere werknemers te overtuigen. Sommige werknemers kunnen aannemen dat als het management het project niet ondersteunt, het niet echt belangrijk is voor de organisatie of hun loopbaan. Ze zijn eerder geneigd weerstand te bieden tegen het nemen van de tijd om het nieuwe systeem te leren en zich eraan aan te passen.
Ondersteuning van het management is ook cruciaal voor het verkrijgen van de middelen, inclusief financiering en de tijd van medewerkers, die essentieel zijn voor een succesvolle ERP-implementatie. Zonder deze middelen wordt het waarschijnlijker dat het project de planning, het budget niet haalt of niet aan zijn doelstellingen voldoet.
Risico #2: Onvoldoende projectbeheer
ERP-implementaties betreffen veel (zo niet alle) afdelingen binnen een organisatie. Ze beïnvloeden tal van processen en vereisen vaak meerdere systeem- en gegevensintegraties. Het beheren van een project van deze omvang vraagt om toegewijde, gekwalificeerde middelen. Bezuinigen op projectmanagement, of het initiatief simpelweg toewijzen aan beschikbare medewerkers, vergroot de kans dat het project het budget overschrijdt of achterloopt op schema. Belangrijker nog, het verhoogt het risico dat het ERP-systeem de voordelen die de implementatie oorspronkelijk aanstuurden, niet oplevert.
Risico #3: Te optimistische planning
Hoewel het cruciaal is om meerdere belanghebbenden te betrekken, is het ook belangrijk te erkennen dat het bedrijf door moet gaan zoals gebruikelijk, waarbij alle belanghebbenden hun bestaande doelen behalen. Het schema moet deze realiteit weerspiegelen en rekening houden met de uren die elk teamlid aan het project kan besteden.
Het schema moet ook erkennen dat weinig projecten van deze omvang en complexiteit volledig soepel verlopen. In plaats daarvan ondervinden de meeste minstens een paar tegenslagen, zoals moeilijkheden bij het verzamelen van alle informatie die in het systeem zal worden geïntegreerd. In plaats van ervan uit te gaan dat alle fasen van de implementatie zonder obstakels zullen verlopen, moet er ruimte worden gelaten voor onverwachte gebeurtenissen.
Risico #4: Moeilijkheden bij het vinden van ervaren ERP-talent
Ervaren en deskundige experts in ERP-implementaties en -operaties zijn zeer gewild. Het aantrekken en behouden van ervaren ERP-professionals die het succes van de implementatie kunnen waarborgen, vereist investeringen, en bedrijven zouden hierop moeten budgetteren en plannen. Denk na over de verschillende soorten talent die u mogelijk nodig heeft in verschillende fasen, zoals gespecialiseerde contractors aan het begin en medewerkers verderop in het project.
Risico #5: Het verwaarlozen van het voorbereiden en trainen van werknemers
Change management is key to the success of any major systems implementation, and particularly one that can impact as many roles as an ERP solution. Employees who weren’t involved in the decision to implement the system may not understand how it will benefit the organisation. Many may feel the old ways worked better; some employees may view a new system as an implied criticism of the ways in which they’d been doing their jobs. Some will worry about their ability to learn the system. If left unaddressed, these concerns will lead to behaviours that delay the implementation of the system and potentially undercut the benefits it can offer.
Risico #6: Een slecht beheerde integratie
ERP-software brengt meerdere andere informatiesystemen samen. Het waarborgen van de schone, nauwkeurige integratie van deze systemen is cruciaal voor het vermogen van de oplossing om processen succesvol te automatiseren en nauwkeurige, tijdige gegevens te leveren.
Risico #7: Slechte gegevenskwaliteit
In veel organisaties bevat de data die uiteindelijk in het ERP-systeem zal worden ingevoerd onnauwkeurigheden en duplicaten. Bijvoorbeeld, dezelfde data kan in meerdere systemen worden opgeslagen, maar met kleine variaties in spelling of formaat. Sommige data kan verouderd en niet langer correct zijn. Om het ERP-systeem een enkele versie van de waarheid te laten bieden die beslissingen kan ondersteunen, moet de data die het voedt nauwkeurig, actueel en betrouwbaar zijn. Dat kan een grondige opschoning vereisen.
Risico #8: Het onvermogen om processen te herzien
Het optimaliseren van de voordelen van een ERP-systeem vereist vaak het heroverwegen van bestaande bedrijfsprocessen. Als uw organisatie gewoon doorgaat met de huidige werkwijze, zal de prestaties waarschijnlijk hetzelfde blijven. Als wordt besloten om de ERP-oplossing aan te passen aan de bestaande processen, zult u waarschijnlijk extra kosten en tijd toevoegen aan het implementatieschema, zonder de prestatieverbetering te zien waar u op hoopt.
Het is echter niet ongebruikelijk dat sommige medewerkers en managers zich verzetten tegen pogingen tot verandering. Ze kunnen trots zijn op hun kennis van de bestaande processen. Sommigen kunnen redeneren dat de systemen wel werkten (ook al slecht), dus waarom veranderen, vooral wanneer het doorvoeren van de veranderingen niet alleen tijd en moeite zal kosten, maar ook als een impliciete kritiek op het werk dat ze hebben gedaan kan worden gezien.
Hoe risico’s bij ERP-implementatie te beheren
Hoewel de risico’s van ERP-implementatie reëel zijn, kan uw organisatie stappen ondernemen om ze te beperken en hun impact te minimaliseren. Deze omvatten:
Identificeer de reden voor het implementeren van de ERP-oplossing
Als je niet weet waarom je de oplossing implementeert, zal het moeilijk zijn om de ERP-oplossing te identificeren die het beste bij je organisatie past. Bovendien zul je, eenmaal geïmplementeerd, minder goed weten of het systeem je organisatie helpt haar doelen te bereiken, eenvoudigweg omdat je ze niet hebt geformuleerd. Het identificeren en communiceren van de reden voor het systeem kan ook helpen om het management en de medewerkers te overtuigen van de voordelen van het project.
Zodra de implementatie aan de gang is, kan een duidelijk inzicht in het doel dienen als bescherming tegen wijzigingsverzoeken die kosten en tijd toevoegen, maar het bedrijf niet helpen zijn doelen te bereiken.
Verkrijg steun van het management
Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat het project de benodigde middelen ontvangt en om mogelijke organisatorische obstakels te verwijderen. Het is belangrijk voor het verkrijgen van managementondersteuning om te benadrukken hoe een ERP-oplossing bedrijfsbeslissingen kan informeren, processen kan automatiseren, groei kan stimuleren en de organisatie kan helpen haar doelen te bereiken. Het schetsen van de risico’s van het niet implementeren van een systeem, zoals stagnatie en het mogelijke verlies van concurrentievoordelen, kan ook helpen om steun te verwerven.
Het ontwikkelen van een budget en planning die potentiële obstakels herkennen en plannen, vergroot de geloofwaardigheid. Deze kunnen ook fungeren als routekaarten om het project op koers te houden, mocht er een obstakel optreden.
Zorg voor vroege instemming van medewerkers
Vraag werknemers wat ze uit het systeem zouden willen halen en houd hen vervolgens op de hoogte van veranderingen terwijl de implementatie vordert. Laat hen weten hoe hun rollen zullen veranderen en verzeker hen dat ze training zullen krijgen over de veranderingen (en uiteraard moet u deze belofte dan ook nakomen). Deze stappen vergroten de kans dat zij het systeem zullen accepteren.
Bereid de organisatie voor op de verandering
Weerstand tegen verandering is de belangrijkste belemmering voor ERP-implementaties, merkt Deloitte op. Pak dit aan door bedrijfseenheden te helpen begrijpen hoe banen zullen veranderen en medewerkers voor te bereiden met geschikte training en communicatie. Geef voldoende tijd voor training zodat medewerkers op snelheid kunnen komen zonder de implementatie of de operaties onnodig te verstoren. Bepaal een datum voor het uitschakelen van het oude systeem. De deadline moet voldoende tijd bieden om ervoor te zorgen dat de nieuwe oplossing betrouwbaar werkt, maar mag niet zo lang zijn dat medewerkers denken dat ze het oude systeem onbeperkt kunnen blijven gebruiken.
Erken dat een ERP-systeem een bedrijfsoplossing is, en niet alleen een IT-project
Hoewel de IT-afdeling uiteraard betrokken zal zijn bij de implementatie en het gebruik van de ERP-software, is het doel van het systeem het behalen van bedrijfsresultaten. Bovendien zal het systeem de meeste bedrijfsgebieden beïnvloeden. Voor zover redelijk is, moeten de bedrijfsafdelingen deelnemen aan de selectie, implementatie en het gebruik van het ERP-systeem.
Plan voor de werking van het systeem na implementatie
Sommigen zeggen dat ERP-implementaties eerder reizen zijn dan bestemmingen. Om de kans te vergroten dat de oplossing haar doelen bereikt, is het belangrijk om te plannen voor training, communicatie en ondersteuning na de implementatie.
Naarmate veel bedrijven groeien, moeten ze overstappen van zelfontwikkelde informatiesystemen en spreadsheets naar ERP-oplossingen. Als ze dat niet doen, zullen knelpunten in hun systemen en het gebrek aan inzicht in de bedrijfsvoering hun succes en groei belemmeren.
SystemsAccountants kan samenwerken met uw bedrijf om de expertise en middelen te bieden die nodig zijn om de succesvolle implementatie van een ERP-systeem te waarborgen. Kom hier meer te weten!
